1、存档文件应由专人管理，其他人未征得管理人员同意，不得随意翻阅查看。
2、档案管理人员要认真贯彻执行公司相关制度，严禁泄露档案材料中的秘密。
3、借阅资料、档案必须登记，外单位人员查阅本单位档案必须持组织介绍信，无特殊原因，档案一般不外借。
4、经鉴定，批准销毁的档案材料，应按规定程序销毁，不得当废品处理。
5、档案管理员要妥善保管好档案，不能随意乱放，防止丢失。
6、档案管理员一旦发现档案丢失，应及时向领导和有关部门报告，及时采取措施，并追究有关人员责任。