1、根据集团公司调度指挥中心的要求及时通知矿领导及各相关职能科室、基层区队行政一把手提前十分钟到达会场。
2、由于集团公司调度指挥中心另行安排从而变更会议时间、内容、要求参加人员及相关单位发言事项的，调度室须按要求具体通知与会人员及事项。
3、接到集团调度指挥中心关于召开安全生产视频会的相关通知时，调度台第一时间通知调度室主任同时安排信息监测中心人员做好视频调试工作，保证视频会正常稳定的接收信号。
4、接到集团调度指挥中心关于召开安全生产视频会的相关通知后，通知办公室布置会场。
5、视频会灵新分会场由灵新调度主任组织召开，要求矿长、书记各副总以上领导、科室及基层单位队长参加，各单位党支部书记可按具体要求参加视频会。
6、各单位与会人员必须准时参加，有事必须向主任请假，一次不参加罚款20元，迟到一次罚款10元。在开会期间不允许走动，手机调至振动或静音，禁止吸烟，违反一次罚款20元。
7、与会人员必须认真做好记录，不得交头接耳影响会场秩序。
8、视频会结束后由矿领导根据视频会相关要求作出部署，相关单位按要求实施工程。