1、通风内部的各种资料要设置专人负责管理，同时，保管员要对所管资料了如指掌，并能够熟练掌握绘图、打印、写作的技术。

2、不经领导批准，任何人绝不准把资料外借或转借他人所用。

3、各种资料要分类，分期限管理。

①通风、瓦斯日报表以及图纸要保存二年以上。

②瓦斯抽放日、月、季报要保存三年以上。

③对于非重要性的文件以及各种记录要存一年以上。

④对于重要性的文件以及各种监控数据要保存五年以上。

4、不用的资料要由主管部门领导审批以后，方可销毁或删除。

5、对于计算机内存放的各种软件、资料员要严格保管好，经常详细审查，不得私自往外发送。

6、计算机以外的资料要设置文件柜存放，钥匙由资料员保管好。

通风部门要建立保密制度，重要性的文件必须经有关领导批准，方可按渠道对外泄漏。