一、 科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、维修工作提供资料。
二、 档案资料分门别类编号入档案橱保管，有专人负责、专人管理。
三、 各种资料摆放整齐，有相关的记录。
四、 原则上图纸资料不外借，在资料室查阅后放归原处，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。
五、 查阅资料时，要爱护资料，不允许有撕页破损及涂脏现象。
六、 有收发、借用、归还记录。
七、 未经领导批准，图纸、资料一律不借外来单位。
八、 打印图纸有记录，交付施工图纸有记录。
九、 如有借阅丢失现象，原则上补还资料，否则罚款100元。
十、 新到设备随机资料交档案室统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。
十一、 档案室所有资料、记录除资料保管员以外任何人没有外借的权利。