第十四条 项目建设过程中，建设单位、项目总承包单位、项目代建单位、勘察设计单位、招标代理机构、施工单位、监理单位等，应当在各自的职责范围内及时做好项目文件材料的收集、积累、整理和归档工作。属于建设单位归档范围的档案，有关单位应按时移交给建设单位。

第十五条 项目前期阶段形成的文件材料，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位负责收集、积累。勘察设计文件由勘察设计单位负责收集、积累；项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由总承包单位负责或督促各分包单位对项目全部文件的收集、积累；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由项目监理单位收集、积累。项目各阶段形成的全部文件材料必须按规定整理并向建设单位移交。

第十六条 项目在招投标、签订合同时，应当在标书、合同中明确各方在项目文件材料形成的范围和编制、移交竣工档案方面的责任、费用及移交范围、质量要求与时间。

第十七条 项目档案的案卷质量应符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）和相关行业标准要求，归档文件材料要完整、齐全，签字手续完备。档案制成材料不得用易褪色的书写材料书写、绘制。电子文件归档应符合相关规定。

第十八条 归档的文件材料必须达到完整、准确、系统。归档时必须按第十七条所述行业标准要求编制图面清晰、真实反映项目实际的竣工图，并逐张加盖竣工图章且逐项签字。

第四章 档案的管理和利用

第十九条 项目各有关单位应自觉执行国家、省颁布的各项档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、保密和利用等制度。

第二十条 项目建设过程中，各有关单位应配备与档案数量相适应符合要求的档案库房，配置必要的档案保管设施，采用计算机管理档案，实现档案管理现代化，其费用列入项目总预算。

第二十一条 项目档案保管期限应划分为永久、长期和短期三种。档案鉴定工作必须依照国家有关规定执行。保密的项目档案应按保密规定进行管理。

第二十二条 项目各有关单位的档案工作机构或者档案工作人员，对项目文件材料的归档和档案的接收、移交、鉴定、销毁等情况应进行登记和统计。

第二十三条 项目各有关单位要注重和加强档案的开发利用工作，编制档案检索工具，及时有效地为项目建设和领导决策提供档案信息。

第五章 档案的检查验收和发证

第二十四条 档案行政管理部门应派员参加重点建设项目的初步（交工）验收和竣工验收。竣工验收时，各验收主管单位应当通知当地档案行政管理部门派员参加。项目各有关单位应建立和健全项目竣工文件的编制和档案专项验收制度。

第二十五条 档案专项验收应在项目竣工验收前3个月完成，项目建设单位应提前提交档案验收申请表（见附表2），由市、县市区档案行政管理部门组织同级项目档案专项验收或上级项目档案预验收。档案专项验收组成员由相应档案行政管理部门、项目主管部门等组成。在城区规划范围内的建设项目，验收组成员应包括当地城建档案馆。

第二十六条 对项目档案的验收，必须全面检查归档电子文件，并抽查一定数量的档案实体。凡项目档案总量超过2000卷的，抽查10%以上的档案；总量超过1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的档案；总量在1000卷以下的抽查30%的档案。

第二十七条 项目档案验收等级分为优良（85分以上，含85分）、合格（70—84分，含70分）、不合格（70分以下）三个等级。未按规定报送登记的项目档案验收时原则上应降低一个等级。凡档案验收不合格的建设项目，验收小组应通知项目建设单位限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改，并负责对项目档案进行复检工作。凡档案验收不合格的建设项目，有关单位均不得进行整体竣工验收，亦不得办理相关备案、产权手续。

第二十八条 档案专项验收组着重抽查项目档案的完整性、原始性和耐久性情况，验收后要写出档案专项验收报告。项目各有关单位按档案专项验收中的改进意见在竣工验收前加以改进。