记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全健康记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段，因此，记录有如下功能：

(1)是体系文件的组成部分，是职业安全健康职能活动的反映和载体。

(2)是验证职业安全健康管理体系体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是体系有效性的证明文件，具有可追溯性。

记录可以是书面形式，也可以是其他方式，如电脑软件储存的资料。

(3)职业安全健康管理体系记录为采取预防与纠正措施提供了依据。