用人单位现行的各种管理制度、规定、办法等文件，很多具有作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以职业安全健康管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。

根据职业安全健康管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各企业的规模、机构设置和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少，内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程序不同，其作业文件的多少也不尽相同。