编制文件是一个企业实行职业安全健康管理体系审核规范，建立并保持其职业安全健康生管理体系有效运行的重要基础工作，也是一个企业达到预定的职业安全将康方针，评价、改进职业安全健康管理体系，实现持续改进和降低职业安全健康危害必不可少的依据。

职业安全健康管理体系审核规范所要求规定的职业安全健康管理体系，是一文件化的体系，也就是在职业安全健康管理的各个方面，包括职业安全健康方针的制定、计划、实施与运行、检查与纠正措施、管理评审等诸方面，企业应做相应的规定，并且这些规定要形成文件。文件和形式可以采用书面的形式，也可以采用电子的形式(如文件管理信息系统、控制软件等)。一个企业建立职业安全健康管理体系的过程主要表现为职业安全健康管理文件的制定、执行、评价和不断完善。因此，职业安全健康管理体系文件编制就成为一个企业建立职业安全健康管理体系不可或缺的内容。如果一个企业的职业安全健康管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织职业安全健康管理体系的失效，或使企业的职业安全健康管理体系工作成本增加，影响企业职业安全健康管理体系的实施和效果。