HSE记录编写

　　评论：　更新日期：2008年05月06日

一、记录作用

（1）HSE记录是信息的重要内容，离开了及时、真实的记录，信息管理就没有实际意义；

（2）HSE记录是记载过程状态和过程结果的文件；

（3）HSE记录是体系有效运行的客观证据；

（4）HSE记录为采取预防和纠正措施提供了依据。

二、记录编制与要求

HSE记录的设计应与编制程序文件和（或）管理作业文件同步进行，以使HSE记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。

1）编制记录总体要求的文件

根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。如表1

表1 编制记录格式

（组织名称）

（记录名称）

编码：××/HSE.×.×.× 顺序号：

此部门分设计记录栏目：

记录内容

记录单位

记录人

审批人

……

注：栏目内容、格式由编制部门自定

保存部门：保存期：年

2）表卡设计

在编制程序文件与作业文件的同时，分别制定与程序相适应的记录表卡，必要时可附在程序文件和作业文件后面。

（1）在“领导和承诺”这一要素中需开发，承诺评价与监督管理程序文件以及企业员工责任制管理程序文件等，就同时编制企业承诺评审记录（表2）、企业员工责任制记录（表3）、责任制执行情况考核记录（表4）以及责任制考虑奖罚记录（表5）。

表2 企业承诺评审记录

××公司

企业承诺评审记录

编码：01/HSE1.1—01 顺序号：

专业主管部门报审意见：

签字：年月日

企业管理部组织评价结论：

签字：年月日

职工代表大会审核意见：

签字：年月日

董事长审批意见：

签字：年月日

保存部门：企业管理部保存期：年

表3 企业员工责任制记录

××公司

企业员工责任制记录

编码：01/HSE1.2—01 顺序号：

序号	单位	责任制名称	岗位职务	制定日期	执行人	制定人	审批部门

保存部门：劳动工资部保存期：5年

表4 责任制执行情况考核记录

* * * 公司

责任制执行情况考核记录

编码：01/HSE1.2—02 年月日

责任制名称		考核对象姓名
考核部门	考核人员
考核时间	考核方式
考核组综合评价
存在问题
整改建议
综合得分

保存部门：保存期：年

表5 责任制考核奖罚记录

* * * 公司

责任制考核奖罚记录

编码：01/HSE1.2—04 年月日

日期	被奖罚人姓名	奖励		处罚		奖罚理由
日期	被奖罚人姓名	精神奖励	物质奖励	行政处罚	经济处罚	奖罚理由

保存部门：保存期：年

（2）在“组织机构、资源和文件”这一要素中，需一切工程分承包方管理程度，相应的就需编制分承包调查记录（表6）。

表6 分承包方调查记录

* * * 公司

分承包方调查记录

编码：01/HSE2.1—01 顺序号：

企业名称				法人代表
通讯地址				企业类型
邮政编码				联系电话
法人营业执照登记号			税务登记号
经营期限
职工总数		上年总产值（万元）
质量管理机构名称		质量管理人员数
产品检验机构名称		产品检验人员数
主要生产设备台数		中高级技术人员数
初级技术人员数		上岗工人培训状况
固定资产原值		固定资产净值
厂房面积		生产环境状况
组织调查部门		现场调查人员数
主要生产及检验设备
设备名称	规格型号				加工和监测内容

保存部门：评定单位保存期：3年

（3）在“规划”这一要素中，需开发钻井过程控制程序，相应的就需要编制钻井过程检验记录表（表7）。

表7 钻井过程检查记录表

* * * 公司

钻井过程检查记录表

编码：01Q9.6—02 顺序号：

被检查单位：

检查项目：

检查记录：

整改意见：

被检查单位签字：

年月日

检查部门人员签字：

年月日

验证：

签字：年月日

保存部门：保存期：年

3）校审和批准

汇总所有记录表格组织有关部门进行校审。校审的重点庆从体系的整体性出发，校审各表卡间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性，作相应修改后报主管领导批准。

4）汇编成册

将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。

5）要求

（1）应建立并保持有关HSE记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序。

（2）记录庆在适宜的环境中贮存，以减少变质或损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定，必须保证所有的记录在查询时及时、准确。

（3）应明确记录所采用的方式（如文字填写、缩微胶卷磁盘或其他媒介）。

（4）按规定填写或输入记录，做到内容准确、填写输入及时、字迹清楚、整齐，保证所有记录的完整性和可靠性。

（5）应根据需要规定记录的保存期限，一般遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管。合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定。

（6）应规定对过期或作废记录的处理方法。

三、HSE记录编制内容、保存

（1）记录名称：简短反映记录对象。

（2）记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。

（3）记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，若记录为成册票据，印有流水序号，要视为记录顺序号。

（4）记录内容：按记录对象要求，确定编写内容。

（5）记录人员：记录填写人、会签人、审批人等。

（6）记录时间：按活动时间填写、一般应写清年、月、日。

（7）记录单位名称：

（8）保存期限和保存部门。

[例6]记录示例

* * * 石油管理局

起重设备安装、大修改造申请书

我单位需要安装、大修改造台设备，为保证安装大修质量，特提出申请，请予以审批。

编码：01/HSE5.9—05 顺序号：

使用单位名称
安装单位名称
安装负责人		施工人数
安装日期		资质证号
完工日期		检验时间
制造单位		设备出厂日期
规格（型号）		类别
申请单位意见：年月日		二级单位安全部门意见：年月日
安全环保与技术监督处初审意见：年月日		安全环保与技术监督处审批意见：年月日

保存部门：安全环保与技术监督处保存期： 3年

保存HSE记录程序

（1）所保存的记录必须集中管理，并进行标识。

（2）对记录进行收集，按类别装订。

（3）对记录进行编目。

（4）编目后的记录归档。

（5）贮存记录的房间要符合档案管理的要求。

（6）制定查询制度，制定查询登记表，并履行查询借阅登记。

（7）各种记录按三年期限保存，其他文件按档案管理要求确定保存时间。

（8）对各种文件、记录按档案管理的要求选择处置方案。

保存HSE记录的种类

（1）培训记录。

（2）检查记录。

（3）会议记录。

（4）技术性监测记录。

（5）投诉记录。

（6）事故报告记录。

（7）应急反应演习记录。

（8）审核和评审记录。

（9）其他相关信息记录。