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记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件,它是重要的信息资料,为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全健康记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段,因此,记录有如下功能:
(1)是体系文件的组成部分,是职业安全健康职能活动的反映和载体。
(2)是验证OHSMS体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据,是体系有效性的证明文件,具有可追溯性。
记录可以是书面形式,也可以是其他方式,如电脑软件储存的资料。
(3)OHSMS记录为采取预防和纠正措施提供了依据。