记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全健康记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段，因此，记录有如下功能：

　　（1）是体系文件的组成部分，是职业安全健康职能活动的反映和载体。

　　（2）是验证OHSMS体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是体系有效性的证明文件，具有可追溯性。

　　记录可以是书面形式，也可以是其他方式，如电脑软件储存的资料。

　　（3）OHSMS记录为采取预防和纠正措施提供了依据。