（4） 文件
　　组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息：
　　① 对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
　　② 提供查询相关文件的途径。
　　任何管理活动都离不开文件的支持、指导，职业安全卫生管理也如此。职业安全卫生管理体系文件，实际上是依据职业安全卫生管理体系标准要求，针对组织活动、产品或服务的特点、规模、惯例以及人员素质等情况，而编写的以文件支持的管理制度和管理办法，这套职业安全卫生管理体系文件即为组织开展职业安全卫生管理工作的依据。职业安全卫生管理体系文件一经组织最高管理者批准颁布实施，对全体员工来说就是法规性文件，必须遵照执行。组织可以以书面或电子形式建立并保持职业安全卫生管理体系文件，文件内容要达到如下要求。
　　首先，对管理体系核心要素及其相互作用要做出描述。管理体系的核心要素就是职业安全卫生管理体系标准中所要求的条款。对管理体系的核心要素做出描述，意味着不但要对标准条款本身基本要求做出描述，而且还要对其具体指导职业安全卫生行为的详实内容做出描述，如程序文件和其他拓展文件等。一般职业安全卫生管理体系文件的形式也采用质量管理体系和环境管理体系的文件形式，即采用三个层次的文件编写方法：管理手册；程序文件；作业指导书、管理制度等三级支持性文件。管理手册对职业安全卫生管理体系标准条款的基本要求做出描述；程序文件及三级文件是更为具体的和具有可操作性的指导性文件。对管理体系核心要素间相互作用的描述，是指描述管理体系核心要素之间的相互支撑、相互渗透、交叉，进而使管理要素有机地结合到一起，形成一个完整的管理体系。
　　其次，要建立查询职业安全卫生管理体系相关文件的途径。组织的每一份职业安全卫生管理体系文件，对于开展职业安全卫生管理都是必不可少的，对管理体系而言，体系文件是一个整体，每一份文件都要有查询的途径，如上所述，职业安全卫生管理体系文件又是分层次的，那么它在横向纵向上都要建立查询相关文件的途径。
　　职业安全卫生管理体系文件，是依据职业安全卫生管理体系标准，再结合组织的具体情况和自身特点而编写的，所以不同组织的职业安全卫生管理体系文件，从数量到内容不会完全相同，组织要依据具体情况，编制正确、完整和具有可操作性的文件。
　　（5） 文件与资料控制
　　组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，从而确保：
　　① 它们能够定位；
　　② 对它们进行定期评审，必须时予以修订并由受权人员确认其适用性；
　　③ 凡对职业安全卫生管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本；
　　④ 及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
　　⑤ 由于法律和（或）知识保留的需要而保存的档案文件和资料，予以适当标识。
　　职业安全卫生管理体系文件使用及管理的失控，将会给职业安全卫生管理工作带来重大的影响。为保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，组织应对职业安全卫生管理体系文件进行控制，加强管理。
　　这里所指的文件与资料，主要是：职业安全卫生管理手册、职业安全卫生管理体系程序文件、作业指导书或操作规程、管理制度等，组织适用的职业安全卫生法律、法规及其他要求，技术标准、检验规范以及加强职业安全卫生管理的其他文件及资料。一般常把这类文件称为受控文件或资料。
　　文件与资料控制需要制定程序文件，程序文件中应包含以下几点内容：
　　① 文件的批准和发布：文件在发布前应由其授权人员审批其适用性，并按文件控制程序发布现行的有效文件清单，作好标识、登记注册。
　　② 文件的使用与管理：发布的文件应有专人管理，不得随意翻印、复制，存放在固定、明显并易于查阅，确保对职业安全卫生管理体系有效运行起重要作用的场所使用的，都是职业安全卫生管理体系相关文件的现行有效版本。
　　③ 文件的评审与修订：文件应定期地进行评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适用性。
　　④ 失效文件的处理和保存：对于失效或作废文件应及时从所有发放或使用场所撤回，或采取其他措施防止误用。
　　对由于法律和（或）为保留资料的需要而保存的已失效的文件和资料，则予以适当标识，并妥善放置。
　　文件可以存放于多种媒体，可以是书面文字的，也可以是电子信息软件。所有文件均须字迹清楚、文字简练、不含有多义性。文件应注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善并用专人保管，并在规定期限内予以留存。应规定并保持有关建立评审和修订各种类型文件的程序和职责。
　　（6） 运行控制
　　组织应确定与所认定的风险有关的需要采取控制措施的运行与活动。组织应对这些活动包括维护工作加以规划，以确保它们在下列特定的条件下进行：
　　① 考虑到缺乏程序指导可能导致偏离职业安全卫生方针、目标的运行情况，建立并保持成文的程序；
　　② 在程序中规定运行标准；
　　③ 对于组织所购买和（或）使用的货物、设备和服务中已标识的职业安全卫生风险，建立并保持管理程序，并将有关的程序与要求通报供方和承包方。
　　④ 为了从根本上消除或降低职业安全卫生风险，建立并保持程序，用于作业场所、过程、装置、机械、运行程序和作业组织的设计，包括人力配置。
　　对组织生产活动中的职业安全卫生风险，大部分是需要采取控制措施加以控制的，那么运行控制是指，与这些需要采取控制措施的风险相关联的运行与活动都要处于受控状态。这种受控状态是指对具体生产活动在职业安全卫生方面的规划，而这种规划是指制定具体指导工作活动的程序，这种程序大体包含三方面内容：
　　① 组织工作场所中与需要采取控制措施的风险相关联的工作活动，都要有相应成文的运行控制程序，且要在程序中规定运行标准。
　　② 相关方给组织带来的风险，对其要有成文的管理程序。相关方给组织带来的风险，可能包含在供方给组织提供的货物、设备中，以及承包方给组织提供的服务中。
　　③ 对组织新增加的工作项目，要针对其设计和人力配置，建立并保持消除或降低其职业安全卫生风险的控制程序。
　　（7） 应急准备与响应
　　组织应建立并保持计划和程序，以确定潜在的事故或紧急情况，做出响应，用来预防或减少可能伴随的疾病和伤害。特别是在事故或紧急情况发生后，组织应评审应急准备和响应的计划和程序。可行时，组织还应定期检验上述程序。
　　组织在其活动、产品或服务过程中，由于某种主观或客观原因都有可能发生紧急情况或意外事故。如有毒、有害化学品泄漏、发生火灾及爆炸事故等。组织就应建立一套应急准备的措施，以尽可能减少或消除由于紧急情况或意外事故所造成的损失，这是控制事故的另一个重要方面，本身也体现了预防为主的思想。
　　本条款要求形成的计划和程序应有以下几点规定：
　　① 确定组织在活动、产品或服务过程中潜在的及可能发生紧急情况和事故的活动场所，分析其后果。
　　② 根据紧急情况和事故可能发生的原因和特点，制定措施，以预防或减少可能伴随的风险。
　　应急措施可包括：
　　1） 应急工作的组织及相应职责；
　　2） 关键人员名单、应急服务部门（如消防部门，医疗卫生部门等）；
　　3） 内、外部信息交流；
　　4） 危险物质信息，包括每种物质危害因素，以及发生事故时应采取的有效措施；
　　5） 相关人员的培训。
　　③ 虽然规定了应急准备和响应计划和程序，但由于情况估计不足，在实施过程中，计划和程序文件已规定的应急措施尚不能达到预期的要求。因此，标准中规定："在事故或紧急情况发生后，组织应评审应急准备和响应的计划和程序。"
　　④ 标准中规定："可行时，组织应定期检验上述程序"。"可行"的目的是实施某项活动不会产生新的风险。而"检验"是通过实施该活动以验证其有效性。
　　3． 2．5 检查与纠正措施
　　检查与纠正措施阶段包括有：绩效测量与监测，事故、事件、不符合、纠正与预防措施，记录及记录管理，审核。
　　（1） 绩效测量与监测
　　组织应建立和保持程序，对职业安全卫生绩效进行常规监测和测量，这些程序应提供：
　　① 适用于组织所需的定性和定量测量；
　　② 与组织的职业安全卫生目标相适应的监测；
　　③ 主动的绩效测量，监测职业安全卫生管理方案、运行标准和适用的法律、法规要求的遵循情况；
　　④ 被动的绩效测量，监测事故、职业病、事件（包括未遂过失）和其他不良的职业安全卫生绩效的历史证据；
　　⑤ 充分的数据记录和监测与测量结果，以便对后来的纠正与预防措施进行分析。
　　如果绩效测量和监测需要用到监测设备，组织应建立并保持程序，对这类设备进行校准和维护，并应将校准和维护活动及结果的记录予以保存。
　　在职业安全卫生管理体系运行过程中，要不断对取得的职业安全卫生绩效进行测量和监测，以配合纠正与预防措施，保证体系运行有效。绩效测量与监测应包含：
　　① 组织的职业安全卫生目标实现过程的监测；
　　② 是否遵守组织程序文件中运行标准的测量与监测；
　　③ 组织的职业安全卫生法规符合性监测；
　　④ 组织的事故、职业相关病证、事件和其他不良的职业安全卫生绩效的监测。
　　所有上述内容的测量与监测，要考虑其指标的定性和定量两方面，同时其结果和数据记录要充分，为采取正确的纠正与预防措施提供支持。
　　在组织的职业安全卫生绩效测量与监测活动中，要用到一些监测设备，那么这些监测设备本身有一个计量问题，所以组织要建立并保持程序，保证监测设备得到校准与维护，以使得组织职业安全卫生绩效测量与监测结果保持精确。
　　（2） 事故、事故、不符合、纠正与预防措施
　　组织应建立并保持程序，用来规定有关的职责和权限，以便：
　　① 处理和调查：
　　1） 事故；
　　2） 事件；
　　3） 不符合。
　　② 采取措施减少由事故、事件或不符合产生的影响；
　　③ 采取纠正和预防措施并予完成；