1 目的

为保证公司全体员工参与环境管理事务，提出合理建议和意见，保证内、外部信息能够准确、快速地传递，确保体系的运行，特制定本程序。

2  适用范围

本程序适用于公司内、外部各类环境信息的协商与交流。

3  定义

3.1  内部信息交流：是指公司内部各部门、各层次之间的环境管理信息的传递、报告和交流。

3.2  外部信息交流：是指公司与外部相关方的信息的接受和处置。

4.  职责

4.1  管理者代表是协商、信息交流的主管领导。

4.2  环保科为公司环境信息收集、交流与协商的主管部门，负责环境信息内部的交流与协商。

4.3  公司办公室负责高层管理者与各单位之间有关环境方面信息的传递与交流；负责有关的外部相关方信息的接收、交流、协商与处置。

4.4  各单位负责本单位的协商、交流，并负责相应业务范围内信息的收集及相应业务范围内与外部相关方的信息交流，将有关信息向环保科传递。

5 工作程序

5.1  信息分类

包括内部信息和外部信息。

5.1.1  内部信息

5.1.1.1  内部信息沟通的主要方式有：召开会议、文件、通知、书面报告、电话、OA办公系统、《今日??》等。

5.1.1.2  公司有关环境方面的文件由公司办公室负责印制并下发。各单位、部门有关环境方面的文件由各单位、部门印发并分别报公司办公室及环保科。

5.1.1.3  对于重要的有关环境方面的信息可通过公司例会、生产调度晨调会、环保会议或其他临时会议的形式进行沟通。

5.1.1.4  各单位、部门和员工有关环境方面的意见或建议，通过本单位环保主管部门反馈到环保科。

5.1.1.5  公司办公室负责接待员工来访或媒体信访，就有关环境方面的问题与相关单位、部门沟通或向上级报告。

5.1.1.6  管理体系审核报告、管理评审报告、不合格（不符合）报告，由环保科以文件的形式向各有关单位、部门沟通。

5.1.1.7  在以上内部信息沟通过程中，各单位、部门应分别建立并保持会议记录。

5.1.2  外部信息

5.1.2.1  外部信息沟通的主要方式有：参加或召开会议、文件、签订技术协议或合同、通知、电话、计算机网络、传真、信函等。

5.1.2.2  各单位、部门接收到有关环境有关的法律、法规文件，按公司《法律、法规及其他要求管理程序》办理。对于接收到的上级公文，分别由公司办公室和各单位、部门办公室报主管领导批示后，交承办单位、部门办理。

5.1.2.3  各单位、部门对于接收到相关方有关环境方面的投诉、抱怨、意见或建议，由信息接收单位形成处理意见或建议，请示有关领导后作出处理决定。

5.1.2.4  外部宣传机构，如新闻媒体对公司的采访、宣传、报道，由公司宣传部和各有关专业管理部门，向其提供可对外公开的环境信息。

5.1.2.5  对于公司发生紧急情况如，火灾、爆炸等信息的沟通，按《应急准备和响应管理程序》的规定组织实施。

5.1.2.6  在以上外部信息沟通中，各单位、部门应分别建立并保持文件收发记录。

5.2  协商

5.2.1  内部协商

5.2.1.1  环保科负责组织单位、处室人员进行贯标培训。

5.2.1.2  各单位、处室进行环境因素辨识，根据《环境因素辨识、评价程序》填写环境因素辨识清单，经环保科汇总后报管理者代表审议。

5.2.1.3  环保科负责及时将制定的环境的方针、目标、管理方案和员工的意见向管理者代表和最高管理者反馈，并将确定的环境的方针、目标、管理方案传达到员工。

5.2.1.4  环保科负责对计划改变的作业场所的现场卫生和环境状况进行审议。

5.2.2  外部协商

5.2.2.1  有工程施工和设备大、中修的单位，负责告知相关方公司环境、卫生方面要求，并与外委单位（相关方）签订环保协议，并发放环保告知书。。

5.2.2.2  相关方在公司的作业场所进行作业，必须遵守公司的相关规定，作业过程中发现有不合理的卫生问题和环境问题时，应及时反馈至相关方主管部门，由相关方主管部门与环保科协商后处理。

6  相关记录

《环境信息交流记录表》

《环境外供信息台帐》