一、要求与解析

（一）《审核规范》要求

4.4.5 文件和资料控制

用人单位应建立并保持程序，控制本规范所要求的所有文件和资料，以满足下列要求：

（1）文件和资料易于查询；

（2）对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；

（3）所有对职业安全健康管理体系有效运行具有重要作用的岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本；

（4）及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；

（5）根据法律、法规的要求和（或）保存信息的需要，留存的档案性文件和资料应予以适当标识。

（二）解析

1．文件、资料、信息的涵义与区别是：①文件是指公文信函、有关政策、理论等方面的文章；资料(文字类)是指一切可作为依据的材料；信息是指物质和能量在时间和空间中一种定性与定量的状态。②三者是包容的关系，即信息包容资料和文件，资料包容文件。

2．用人单位应提供查询相关文件的途径，如体系文件清单(目录)，主管部门、发放范围等，参见表2—8示例。

3．用人单位应建立并保持对文件和资料控制的程序文件，包括文件的标识、分类、保存、更新、处置等；应将OHSMS各类文件分为受控文件或非受控文件两大类以便管理。

4．对已明确的受控文件，应予以逐一标识(盖章等)，发放范围与人员(OHS管理关键岗位)应有长期保存的登记；若部门或人员变动应有交接手续，严防丢失。

5．已作废的文件要及时收回处置，应有一套机制保证文件的时效性，已过期作废的文件(不论受控与否)不得在体系运行中使用。

6．文件和资料应注重档案化管理，凡有保存价值(长期或短期)的应经过整理上升为OHS 档案。档案管理的要求应按用人单位内档案部门的规定予以归口管理。

7． OHSMS文件应侧重对体系运行和危险因素的有效控制，而不是建立在过于繁琐的文件管理手续上，关键是谁主管某项OHS工作谁就应有相应文件的有效版本。

二、 文件和资料控制相关资料

文件和资料控制相关要求的登记表、编码规则等，参见第四章第五节。