(1)对现行文件的收集和分析

收集企业现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以职业安全健康管理体系有效运行体系为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。

企业如果已建立ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使职业安全健康管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基础上补充为好。

(2)人员培训。

对挑选出的参加程序文件编写的人员必须进行必要的培训，以保证编写的质量。这些培训包括：《职业安全健康管理体系审核规范》的培训、《指导意见》的培训、有关程序文件的编写方法的培训以及其它有关知识的培训。

(3)编制程序文件明细表

一个企业的职业安全健康管理体系程序文件的多少，每个程序的详简、篇幅和内容都没有硬性规定，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；各个程序之间，要有必要的衔接，也要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据企业的职业安全健康管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，明确需新编改造和完善的程序文件，制定计划逐步完成。

(4)制定编写守则。制定程序文件的编写守则，是保证未来程序文件格式和风格统一的有效手段。编写守则是对整个企业程序文件的风格、格式、编号规则以及各部分内容要求等方面做出明确、统一的规定。

(5)确定编写方法。编写方法一般分为集中编写和分散编写两种。集中编写就是将所有程序文件集中让几个人或几个部门（如体系主管部门）统一编写。采用这种方法时，编写人员必须提前征求体系要素各主管部门负责人的意见并了解掌握各有关部门职业安全健康活动的特点。

分散编写就是按所描速的职业安全健康活动的内容及职责，将程序文件分给职业安全健康活动的业务主管部门编写。从理论上讲，最有资格编制程序文件的，应该是直接从事该项活动的那些人，但对这部分人员必须进行必要的培训，才能保证程序文件的编制质量。

(6)拟定编制计划

职业安全健康管理体系办公室工作人员应对全部准备编写的职业安全健康管理体系程序文件拟定一份计划，包括各程序文件的依据要素、文件名称、主管部门、配合部门（参见表4—1），并加上各完成时间、编写人协调人等内容。