为规范安全文件收发管理，防止安全文件精神不能及时得到传达和执行，确保在整个工程过程中及验收移交时的资料的完整、准确、系统，我项目部特建立此登记制度。
1、无论是发出或接收的文件应有相应的电子版本和打印版本（对于传真接收的文件要有复印件存档），所有文件要注明发放、接收日期和经手人。
2、文件要及时归类存档，不得随意存放，归档时同时在卷内目录上登记。
3、邮件、局内部网站通知要求由专人每天定时查收，传真由值班人员接收或自动接收。文件查收后按其重要性要在有效期内通知相关人员，紧急文件要立即通知到每个相关人员，重要文件在一个工作日内通知到每个相关人员，一般文件在三个工作日内通知到每个相关人员，在通知有困难时可通过传达的方式，但一定要得到证实传达到位。
4、安全文件由安监科主任负责，技术员配合；竣工文件及过程控制文件由工程管理部主任负责制定、发放、归档、登记、整理工作，技术员配合实施具体工作。
5、电子版本文件每周清理一次，并备份；文字打印版每半个月整理一次。
6、文件借阅、发放应先得到相应主管人员的同意，借阅文件应及时归还。非本单位人员不得随意翻阅文件，如确有必要，需经办公室相关人员同意后查阅。