4.4.5文件控制

　　(一)标准要求

　　 组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保：

　　1)文件便于查找；

　　2)对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；

　　3)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件 的现行版本；

　　4)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；

　　5)对出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。

　　所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责。

　　(二)理解要点

　　文件控制的目的是要确保组织对文件的建立和保持能够充分适应实施环境管理体系的需要，但组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境表现上。

　　所有文件都应字迹清楚，注明批准颁布日期，文件修改后应注明修订日期，文件的标识应明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程度及其类型，规定制定和修订文件的程序和职责；对于电子文件，应注意备份。

　　法律要求有些文件失效后还应继续保留 ，以备必要时提供法律所需信息，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁，对这些文件应进行适当标识，并和有效文件明显区分。

　　4．4．6运行控制

　　(一)标准要求

　　组织应根据基本方针、目标和指标，确定与所标识的重要环境因素有关的运行与活动。应针对这些活动（包括维护工作）制定计划，确保它们在程序规定的条件下进行。程序的建立应符合下述要求：

　　a)对于缺乏程序指导可能导致偏离环境方针和目标与指标的运行，应建立 并保持一套以文件支持的程序；

　　b)在程序中对运行标准予以规定；

　　c)对于组织所使用的产品和服务中可标识的重要环境因素，应建立并保持一套管理程序，并将有关的程序与要求通报供方和承包方。

　　(二)理解要点

　　运行控制是环境管理实施中的关键活动，针对运行中有关环境因素的活动加以控制、采取措施以减少它们对环境的不良影响，是实施的重要环节。