第五节  档案性文书

　　第三十五条  省局处室和三个分局应按有关档案管理办法加强对文书档案的管理。按一般程序作出行政处罚决定的案件应一案一档，执法过程中使用的所有文书的原件或存根联，以及受处罚人履行处罚决定的凭证等均应归入案件档案，没有存根联或存根联不便归入的，可以用复印件。每个案件结案后应及时归档，将需要纳入的内容装订成册，并完整填写卷内目录。

　　其它文书等按序号装订在一起的文书，可以不改变原装订样式集中存档，不必一案一档，但应建立案件目录。

　　经过复议或诉讼程序的案件，应建立专门档案，将执法过程和复议、诉讼过程中的有关文书纳入。文书应定期归档，及时整理，将文书档案分类保存，并建立案卷目录。文书档案按长期档案保存。

　　第三十六条  《案件结案报告》

　　（一）适用范围

　　适用于煤矿安全监察行政案件处理终结时，由承办人员或档案管理人员将案件处理全过程中的全部材料归档时的文字综合报告。

　　（二）使用说明

　　1.提交结案报告的范围

　　（1）执法监察中已确立的案件；

　　（2）群众举报的案件；

　　（3）上级煤矿安全监察机构交办的案件；

　　（4）跨行政执法区域移送的案件；

　　（5）有重大影响的安全事故案件；

　　（6）经人民法院审理判决的案件；

　　（7）向司法机关移送的案件；

　　（8）有重大影响的复议案件；

　　（9）涉外案件；

　　（10）煤矿安全监察机构其他立案的案件。

　　2.文书制作要求

　　（1）写明违法行为类型。

　　（2）写明当事人的个人姓名或者单位全称、联系地址。

　　（3）案件事实。首先，写明违法行为发生的时间、地点。其次，写明执法人员实施调查取证的经过。最后，写明本案的主要事实。

　　（4）处罚要点。写明当事人违法行为在定性、定量(违法标的物的数量、数额)方面的情况、行政争议的处理情况以及依法进行行政处罚的情况。

　　（5）相关证据。在这一栏目中，只需列出各项证据的名称即可，如检查笔录、调查笔录等。

　　（6）写明当事人对行政处罚决定的执行情况。

　　（7）承办签署姓名。

　　（8）单位负责人审批审核意见。煤矿安全监察机构负责人提出同意结案与否的意见。

　　第三十七条  《煤矿安全监察行政执法案卷（首页）》

　　（一）适用范围

　　本文书是煤矿安全监察行政案件处理结束后，承办人员将案件处理过程中的全部材料进行整理归档时。

　　（二）使用说明

　　1.案由应当用一句话概括违法主体和违法行为。

　　2.处理结果是指行政处罚决定书中确认的处罚内容，或者行政复议决定书确认的内容。要分项写明处罚的方式。

　　3.写明该案件办理的起止日期。

　　4.写明该案卷保存的年限。

　　5.写明本卷文书的件数和页数。

　　6.写明本卷文书的归档号和归档日期。

　　第三十八条  《煤矿安全监察档案卷内目录》

　　（一）适用范围

　　本文书是煤矿安全监察行政案件处理结束后，承办人员或档案管理人员将案件处理过程中的全部材料进行整理归档时。

　　（二）使用说明

　　1.卷内文书的顺序号要按时间顺序排列。

　　2.文件上原编号要求有文件编号的要写明字号。

　　3.文件日期要求写明该文书的制作日期。

　　4.标题要写明卷内文书的名称。

　　5.文件所在页号要求写明每个文书在案卷中的起止页码，页码应当按文书的前后顺序统一编写，并标在每页的右上角。

　　6.备注栏内有需要说明的事项在此栏填写。

　　第四章  附则

　　第三十九条  本规范由安徽煤矿安全监察局政策法规处负责解释。

　　第四十条  本规范自2009年8月1日起施行。