4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。
    收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。
    4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。
    4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。
    4.6项目工程档案的分类要求
    （1）档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点；
    （2）在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致；
    （3）分类层次，类目要简明，不宜过多过繁；
    （4）分类应力求按照专业系统实现标准化。
    4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
    4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。
    4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。
    4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
    4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。
    4.8项目档案案卷管理
    4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。
    4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
    4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
    4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。
    项目档案号=分类号+案卷顺序号。
    4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。
    4.10工程项目资料的更改
    4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。
    4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。
    4.11工程项目档案的借阅
    需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》（见附件），经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》（见附件），如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。
    4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。
    4.13 工程项目合同管理
    工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。
    工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。
    工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。
    第五章 附则
    5.1 本制度由项目部负责解释。
    5.2 本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日起生效实施。