b）下发文件要建立“文件收发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。

　　c）建立文件、资料档案，专人负责管理和保存。

　　d）借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。

　　e）文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。

　　f）若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管人员进行操作，非保管人员不得随意进行修改。

　　g）妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。

　　h）文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。

　　4．2．2．3安全记录管理制度

　　4．2．2．3．1安全记录包括：

a）安全会议记录

　　b）交接班记录

　　c）安全培训记录

　　d）设备检查、检测记录

　　e）安全活动记录

　　f）安全检查记录

　　g）设备检修、维护记录

　　h）各种登记台帐

　　i）其它记录和各种报告、信息、报表。

　　4．2．2．3．2管理规定

　　a）安全记录、台帐、报表、报告、信息等都以公司统一制定的格式、内容等要求进行填写、上报。

　　b）公司有关部门和有关科室根据各管理范围，经常监督检查、指导安全记录填写工作。

　　c）各部门要根据部门要求对照相关规定、标准进行制定本部门和下属单位的安全记录表样。

d）各单位要按照各部门要求按时、按标准，上报各种安全记录和报表。

　　e）认真做好本单位、本部门自行保存的文件、资料工作，建立相应的档案，妥善保存。

　　4．3  标准化系统评审制度

　　标准化系统需要定期进行评价审核，以确保安全标准化系统运行的持续适宜性、充分性和有效性。

　　4．3．1评审机构及人员职责

　　4．3．1．1公司总经理主持评审工作，相关职能部室负责人参与，由安全领导小组具体负责运行。

　　4．3．1．2生产副总经理负责安全标准化系统运行情况，提出改进的建议，落实计划及组织协调工作。

4．3．1．3安全领导小组主任负责制定安全标准化评审计划，改进措施计划及改进措施实施后的跟踪与验收工作。

　　4．3．1．4相关部门负责人负责并提供与本部门有关的评审所需的资料，落实评审中提出的改进措施的实施工作。

　　4．3．2评审计划编制和要求

　　4．3．2．1评审计划的内容包括：评审目的、评审时间、评审内容及参加评审部门的人员等。

　　4．3．2．2标准化系统评审每年进行一次，特殊情况可以增加评审频次。

　　4．3．2．3总经理根据企业标准化运行情况，提出评审的时间、要求，确定评审的具体内容。

　　4．3．2．4安全领导小组办公室负责编制安全标准化系统的评审计划。

　　4．3．3 评审过程要求

4．3．3．1评审时做好各种评审会议记录，参加人员签名等组织工作。

　　4．3．3．2评审全过程都要做详细资料记录，重要会议和决定要以文件形式下发。

　　4．3．3．3各部门提供的资料要详细、真实。

　　4．3．3．4评审提出的问题和改进措施，要通过各种渠道让员工参与讨论、修改。

　　4．3．3．5评审所提出的行动计划，各部门要认真贯彻执行。